Die eigene Selbständigkeit verlangt von einem Unternehmer vollen Einsatz. Um alle anfallenden Aufgaben auch gewissenhaft abarbeiten zu können, ist ein guter Zeit- und Arbeitsplan wichtig. Die zur Verfügung stehende Zeit muss effektiv genutzt werden, denn jeder Tag hat nur 24 Stunden.
Mit diesen 7 einfachen Tipps können Sie ein erfolgreiches Zeitmanagement aufbauen und erkennen auch, welche Arbeiten wichtig sind und welche Aufgaben Sie delegieren oder outsourcen können. Auch als Existenzgründer.
Für viele Menschen ist die Vorstellung einer Selbständigkeit verlockend. Frei gewählte Arbeitszeiten, kreative Ideen entwickeln und sich selbst verwirklichen - mit diesen Vorstellungen starten Existenzgründer oft enthusiastisch in einen neuen Lebensabschnitt. Doch die Arbeit als Unternehmer verlangt mehr als ein gutes Produkt und einen interessierten Kundenkreis.
Um dabei das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren und professionelles Selbstmanagement zu betreiben, finden Sie im Folgenden sieben Tipps, die Ihnen helfen, ihren Arbeitsalltag zu organisieren und sich auf die notwendigen Dinge zu fokussieren.
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1. Planen Sie am Vorabend
Ohne konkrete Planung sind Sie leicht ablenkbar, denn nur klar empfundene Gedanken ziehen entsprechende Handlungen nach sich. Wer den kommenden Tag sehr flüchtig durch seine Vorstellungen ziehen lässt, wird am Abend feststellen, dass sich nicht viel Produktives ereignet hat.
Im Arbeitsprozess ist es notwendig, nach Feierabend Resümee zu ziehen und den kommenden Tag vorzubereiten. Schreiben Sie sich auf, was getan und erreicht werden soll. Schriftlich festgehalten bekommen Ideen eine festere Form, sind greifbarer und einprägsamer. Auf diese Weise sind Sie innerlich kraftvoller ausgerichtet und erreichen mehr auf einfachere Weise.
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2. Delegieren Sie
Unternehmerische Tätigkeit umfasst viel mehr als Einkauf, Verkauf und Versand von Produkten. Buchführung, Rechnungen schreiben, Kundenfragen und Reklamationen beantworten, Waren ordern und die Arbeitsgeräte in Ordnung halten - diese Dinge verschlingen den größten Anteil ihrer Arbeitszeit, daher sollten Sie möglichst viele dieser Tätigkeiten in die Hände von Menschen legen, denen Sie vertrauen. Delegieren Sie Aufgaben, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, denn Selbständigkeiten sind zeitintensiv.
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3. Vereinfachen Sie
Viele Abläufe wiederholen sich im Arbeitsalltag. Website-Betreiber und Dienstleistungsverkäufer sehen sich ständig vor die gleichen Kundenanfragen gestellt. Sparen Sie Zeit und Kraft, indem Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen zusammenfassend auf der Website einstellen oder den Angestellten für Telefonanrufe schriftlich vorlegen und ergänzen Sie diese fortlaufend.
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4. Eigene Ressourcen im Büroalltag schonen
„Eine Stunde ohne Telefon und E-Mail wirkt Wunder“, behauptet der Psychologieprofessor Cornelius König. Leider „bedanken“ sich viele Unternehmen daher zur eigenen Ressourcenschonung mit Anrufbeantwortern oder Endlos-Besetzt-Zeichen. Kunden und Interessenten fühlen sich nicht zwingend motivierter, einen Auftrag zu platzieren, wenn bereits im Erstkontakt ein persönliches Gespräch unmöglich scheint.
Um eigene Ressourcen zu schonen, aber dennoch einen Qualitätsstandard zu halten, ist dies ein typischer Fall für das Outsourcing an eine sogenannte „virtuelle Sekretärin“. Diese ist jederzeit nutzbar, sodass man flexibel darüber entscheiden kann, wann man seine Anrufe umleitet. Die virtuelle Sekretärin nimmt Ihre Anrufe entgegen und benachrichtigt Sie per E-Mail oder SMS. Sie sparen Personalkosten, sind für Ihre Kunden und Interessenten immer erreichbar und können kompakter arbeiten, da Sie durch Ihr Telefon nicht gestört werden.
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5. Lehnen Sie ab
Setzen Sie Prioritäten für Ihren Erfolg. Dazu gehört auch ein entschiedenes "Nein". Sich selbst und anderen gegenüber. Wenn Sie beschäftigt sind und keine Störung gebrauchen können, geben Sie den Mitarbeitern Bescheid, wie lange Sie nicht ansprechbar sind und schließen Sie sich ein.
Wenn Sie durch das Telefon nicht gestört werden wollen und die Sekretärin trotzdem den Anruf durchstellt - ziehen Sie den Stecker. Wenn Sie eine konkrete Aufgabe vor sich haben, erledigen Sie diese. Ohne Umwege und Verzögerungen. Danach kann etwas anderes in Angriff genommen werden, nicht mittendrin.
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6. Finden Sie Schwachstellen
Finden Sie "leere Zeiten" in Ihrem Arbeitstag - Momente, die Sie mit abschweifendem Grübeln und Nachdenken verbringen, ohne dass dabei etwas Sinnvolles herauskommt. Wenn Sie diese Tendenzen bei sich bemerken, überlegen Sie sich eine Strategie, um dieser Struktur zu entkommen und den Blick wieder auf die aktuellen Dinge richten zu können. Legen Sie Ihren schriftlichen Arbeitsplan sichtbar auf den Tisch, um sich durch einen Blick darauf wieder gedanklich ausrichten zu können.
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7. Regelmäßige Auszeiten
Legen Sie im Vorfeld freie Zeit fest. Sie kennen Ihre Leistungsfähigkeit am besten und wissen, wann Sie eine Auszeit brauchen. Aber planen Sie diese vor Arbeitsbeginn, damit Sie darauf hinarbeiten können und ein Ziel haben. Wenn Sie mehrere kleine Freiräume benötigen - nehmen Sie sich diese. Mit einer klaren Struktur schaffen Sie mehr in weniger Zeit.
Fazit
Wenn Sie es schaffen, sich jeden Tag etwas besser zu managen, wird Ihnen mehr Freiraum zur Verfügung stehen. Sie selbst verursachen Planlosigkeit und Ineffektivität oder bewirken eine klare Struktur, die sich wie von selbst abarbeitet. Schauen Sie genau hin, was Sie jeden Tag tun. Und vor allem, wie Sie es machen. Dann finden Sie die Momente, in denen Sie Dinge tun, die nicht zu Ihrem Plan gehören. Streichen Sie diese, fokussieren Sie sich und erwarten Sie einen erfolgreichen Tag.
