Mitglieder und Finanzen auf einen Blick - Digitale Software für das Vereinsmanagement

Man stelle sich einmal die Geschäftsleitung eines mittelständischen Unternehmens vor, die ihre Umsätze handschriftlich und fein säuberlich in dicke Kladden einträgt und genauso mit den Lohnzahlungen für die Angestellten verfährt. Vor hundert Jahren war das sicherlich so üblich, in der heutigen Zeit jedoch undenkbar. Dennoch gibt es Bereiche in unserer Gesellschaft, wo sinnbildlich nicht viel anders gearbeitet wird. Gemeint ist die Mehrzahl der mehr als 600.000 Vereine in Deutschland.

Die größte Errungenschaft sind vielleicht Excel-Tabellen, die allerdings kaum miteinander verknüpft sind. Meistens wird Uralt-Software genutzt, die bereits 30 Jahre auf dem Buckel hat. Vereinsverwaltungen in Deutschland sind größtenteils genauso organisiert: umständlich und wenig effektiv und schon gar nicht digital. Alexander Adam hatte nach mehreren Anläufen im Jahr 2017 endlich den Durchbruch mit seiner Vereinsmanagementlösung campai geschafft.

Die digitale Lösung unterstützt Vereine bei der alltäglichen Administration: von der Verwaltung der Mitglieder über die Ausstellung von Mitgliedsbescheinigungen bis hin zum Management der Vereinsfinanzen. Campai lässt kaum noch Wünsche offen: In einer Timeline werden Jubiläen und Ehrungen der Mitglieder festgehalten und sogar die Sponsorenbetreuung wird von der Software gemanagt. Last but not least gibt es für Mitglieder eine App, damit sie immer mit dem Verein in Kontakt bleiben und nichts Wichtiges mehr verpassen.

 

Mehrere Anläufe bis zum Durchbruch

Vereinsverwaltungen in Deutschland führen ein trauriges Dasein, denn einen großen Teil ihrer Zeit verbringen sie mit der Administration des Vereins. Zeitaufwendig werden Listen zu allem Möglichen geführt und vieles muss händisch am Taschenrechner ausgerechnet werden. Von den bereits eingegangenen Mitgliedsbeiträgen über die Auflistung der Mitglieder, die im laufenden Monat Geburtstag haben, bis hin zur Vereinsbuchhaltung. Schnell kommen da etliche Stunden im Monat zusammen, die man sinnvoller nutzen könnte, wenn die Verwaltung des Vereins nicht so umständlich wäre.

Alexander Campai aus Berlin waren die Anforderungen einer Vereinsverwaltung bestens vertraut. Bereits in 2010 entwickelte er für Lexware seine erste Online-Software für die Vereinsverwaltung. Sechs Jahre später folgte mit „Interclub“ eine weitere Software zur Vereinfachung des Vereinsmanagements. Bis dato war es die modernste Softwarelösung für Vereinsverwaltung, die es am Markt gab. Die Lösung floppte jedoch, weil sie lediglich das Listensammelsurium digital zentralisierte.

Mit campai wollte Alexander Adam 2017 endlich den Durchbruch schaffen. Er gründete die campai GmbH und konnte bereits innerhalb eines Jahres 6.000 Vereine von seiner digitalen Lösung überzeugen. Bei der digitalen Lösung campai muss keine Liste mehr geführt werden. Automatisch werden aus den Mitgliedsverträgen Kennziffern wie Eintrittsdatum, Alter und Geschlecht ausgelesen und ins System übernommen.

Auch der Einzug der Mitgliedsbeiträge erfolgt voll automatisiert. Für außenständige Beiträge ist sogar ein Mahnwesen vorgesehen. Für die Vereinsverwaltung bedeutet das deutlich weniger Arbeit und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Eine besondere Erleichterung stellt campai für die Buchhaltung dar, denn diese ist laut § 259 BGB verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar darzustellen.

Im Prinzip sind die buchhalterischen Anforderungen ähnlich hoch wie bei jedem anderen Unternehmen auch. Vielleicht sogar noch höher, weil die Gemeinnützigkeit bei allen wirtschaftlichen Aktivitäten stets nachzuweisen ist. Bei campai gibt es drei verschiedene Preismodelle. Für Vereine bis 99 Mitglieder ist die Starter-Version für 49,95 Euro pro Jahr gedacht. Hier können einfache Verträge verwaltet und einfache Briefe und E-Mails an Mitglieder versendet werden. Die Standard-Edition ab mindestens 100 Mitgliedern kostet 0,08 Euro pro Mitglied und Monat. Die Mitgliedsverwaltung ist unbegrenzt.

Hier können Serienbriefe und E-Mails versendet und anpassbare Verträge verwaltet werden. Benutzern können hier Rechte vergeben werden und es wird eine Standard-Buchhaltung unterstützt. Wer noch mehr Unterstützung braucht, wählt die Plus-Edition für 0,14 Euro pro Mitglied und Monat. Sie ist ebenfalls für Vereine ab 100 Mitgliedern konzipiert und bietet eine automatische Abrechnung für die Mitgliedsbeiträge. Hier kann die Buchhaltung angepasst werden und Mitgliedsanträge online gestellt werden.

Zudem gibt es für Vereinsmitglieder eine App, um sie über Kurse und Veranstaltungen auf dem Laufenden zu halten. Interessant: Hier lassen sich Benutzergruppen nach Sparten einrichten und Mitgliedsauswertungen erstellen. Die Buchhaltung ist hier zudem anpassbar. Alle drei Editionen sind übrigens DSGVO-konform.

 

Viel Potenzial bei digitalen Plattformen für Vereinsmanagement

Laut Angaben von campai verwalten bereits mehr als 10.000 Vereine in Deutschland ihre Mitglieder auf der Plattform campai. Angesichts einer Gesamtzahl von mehr als 600.000 aktiven Vereinen sind das gerade einmal rund 1,7 Prozent. Das ist nicht viel mehr als der berühmte Tropfen auf den heißen Stein. Campai ist momentan die Plattform mit den meisten Nutzern unter den Vereinen.

Es gibt noch zwei andere Mitbewerber, die allerdings bei Weitem nicht an Campai heranreichen. Kurzum: Mehr als 96 Prozent aller Vereine arbeiten immer noch umständlich mit Listen und müssen bei der Mitgliederverwaltung einen immensen Aufwand betreiben. Softwareentwicklern dürfte somit klar sein, dass im deutschen Vereinswesen noch ein riesiges Digitalisierungspotenzial schlummert. Wer sich berufen fühlt, sollte ein entsprechendes Projekt rasch in Angriff nehmen, bevor andere es tun.